Digitale administratie; meer gemak en minder papieren

Digitale administratie heeft de laatste jaren flink wat aandacht gekregen. Enerzijds omdat het makkelijker is voor u als ondernemer, anderzijds omdat het duurzamer is om niet constant te werken met grote hoeveelheden papierwerk. Zeker met het oog op de bewaartermijn voor de administratie is het aantrekkelijk om eens te kijken naar de mogelijkheden. Doet u de boekhouding al digitaal of werkt u nog steeds met grote hoeveelheden mappen, waarbij u eens in de zoveel tijd achter het scherm duikt om de papieren handmatig in te voeren?

De bewaartermijn van de digitale administratie

Heeft u een wat groter bedrijf, dan krijgt u al snel te maken met grote hoeveelheden papieren. Deze moeten opgeslagen worden. Voor de meeste bedrijven geldt een bewaarplicht van zeven jaar, voor anderen is de termijn tien jaar. Dat betekent een enorme berg aan papierwerk dat geordend moet zijn omdat de Belastingdienst de papieren in moet kunnen zien.

Om het nog erger te maken, is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat de boekhouding opgeslagen wordt op een droge plek met constante temperatuur. Papier is namelijk niet gemaakt om het eeuwige leven te hebben.

Kiest u voor digitale administratie, dan wordt het een stuk makkelijker. Slaat u de boekhouding vooral niet lokaal op. Kies voor een online boekhoudprogramma of sla de belangrijke gegevens op in een cloud, een mailprogramma of een andere veilige plek die u ook kunt bereiken wanneer uw huidige computer de geest geeft.

Mag ik uitsluitend online boekhouding gebruiken?

Voor elk bedrijf gelden bepaalde regels. U kunt echter afspraken maken met de Belastingdienst over de manier waarop u de administratie bewaart. Krijgt u een schriftelijk akkoord van de Belastingdienst waarin staat dat u alle administratie digitaal mag bewaren, dan kunt u papierloos werken binnen uw onderneming. Wij kunnen u hierbij helpen door het contact met de Belastingdienst te regelen.

Wilt u binnenkort al overstappen op een volledig digitale administratie, kijkt u dan vooral eens op onze website. U kunt ook contact met ons opnemen zodat we in gesprek kunnen gaan. Wanneer we weten wat u nodig heeft, kunnen we u een voorstel op maat doen zodat u direct weet hoe u het beste kunt beginnen met online boekhouden of het volledige proces aan ons over kunt laten.